Das nächste Meeting steht an. Doch die meisten Mitarbeiter schauen diesem nicht freudestrahlend entgegen. Woran liegt das? Bei vielen Meetings macht sich das Gefühl breit, gerade Zeit zu verschwenden, die für wichtigere Dinge eingesetzt werden könnte. Dabei sind Meetings von elementarer Bedeutung, wenn es darum geht, verschiedene Arbeitsprozesse und Projekte abzustimmen und Teammitglieder auf den gleichen Stand zu bringen. Einer der Hauptgründe für die Unbeliebtheit von Meetings ist ihre Länge und die gleichzeitige unproduktive Nutzung der veranschlagten Zeit. Was können du und deine Kollegen daher tun, um Besprechungszeiten effizienter zu nutzen?
Das Zauberwort kommt aus dem Englischen und heißt “Nudging”. Das bedeutet so viel wie “Schubs” oder ein “kleiner Stoß”. Ein Anstupser also, der das Meeting produktiver gestalten soll. Der Ansatz kommt aus der Verhaltensökonomie. Durch einen kleinen Anstoß (oder Nudge) wird ein gewünschtes Verhalten hervorgerufen. Um diese Anstupser zu entwickeln, geht man immer von psychologischen Grundprinzipien menschlichen Verhaltens, allgemeinen Verhaltensvorlieben oder menschlichen Denk- und Wahrnehmungsmustern aus, um Personen zu einem bestimmten Verhalten zu motivieren. Dazu gehört zum Beispiel das entfachen von Neugier oder sich die allgemeine Neigung der Menschen zunutze zu machen, neue Ideen im Stehen eher laut auszusprechen als im Sitzen. Schaue dir im folgenden vier praktisch leicht umsetzbare Anstupser an, die dein Meeting schnell und einfach produktiver gestalten können:
Der Stimmungs-Selbsttest
Viele Konflikte entflammen nicht nur aufgrund von Unstimmigkeiten, sondern auch aufgrund der jeweiligen Stimmung, mit der Mitarbeiter im Meeting ankommen – sozusagen dem individuellen Ballast des Tages. Damit sich jeder der Mitarbeiter seiner Stimmung bewusst wird und diese so automatisch in seine Reaktionen einkalkulieren kann, hilft ein kleiner Selbsttest am Anfang. Die Frage: Wie geht es mir gerade? Diese kann auf einem Zettel oder einem Flipchart gestellt und zum Beispiel anhand von Smileys – von glücklich bis traurig – von jedem für sich selbst beantwortet werden. Dank dieses einfachen Anstupsers sinkt das Konfliktpotenzial.
Die Uhr
Meetings ziehen sich trotz Zeitplan oft in die Länge. So reicht die angesetzte Stunde nicht aus, um alles zu besprechen. Eine gut sichtbare Uhr oder sogar eine Sanduhr im Besprechungszimmer löst das Problem meistens schon. Diese signalisiert den Wert der Zeit und verhindert, diese aus den Augen zu verlieren. Auch die vorherige Reduktion der für das Meeting eingeplanten Zeit – es werden von vorneherein nicht 60 Minuten, sondern nur 45 Minuten für das Meeting angesetzt – verführt dazu, sich kurz zu halten und sich an die vorgegebene Norm zu halten.
Die Ergebnis-Statistik
Zu viel Herumgerede, wenig Resultate. Lange Diskussionen führen meistens nicht zu besseren Ergebnissen. Mit einem einfachen Nudge – der Erstellung einer Ergebnis-Statistik – steigt das Bewusstsein für den tatsächlichen Nutzen einer gehaltenen Diskussion. Lege dazu eine gut sichtbare Übersicht mit Punkten wie “Gelöste Probleme”, “Zugeteilte Aufgaben” und/oder “Getroffene Entscheidungen” an. Automatisch steigt so der Wille, leere Felder zu füllen.
Der Anfang der Umsetzung
Nachdem alle Aufgaben im Meeting zugeteilt wurden, ist es sinnvoll allen Mitarbeitern ca. 15 Minuten Zeit zu geben, um die ersten Schritte zur Umsetzung ihrer Aufgabe zu planen oder mit deren Umsetzung zu beginnen. Denn oft ist es der erste Schritt, das Anfangen, der Menschen schwer fällt. Das sogenannte “Silent-Finish” hilft dabei, die Hürde mit dem Anfangen schon am Ende des Meetings zu überschreiten.
Nun hast du ein paar Beispiele verschiedener Nudges, die Meetings tatsächlich produktiver machen. Vielleicht kannst auch du schon bald ein Meeting in deinem Unternehmen, mit nur ein paar kleinen Anstupsern, produktiver gestalten. (1) (2)
Quellen:
(1) Eppler, Martin J.; Kernbach; Sebastian (2018): Bessere Meetings durch Nudging. Produktive Schubser. Manager Seminare (247), S. 64–70. Online verfügbar unter https://www.managerseminare.de/ms_Artikel/Bessere-Meetings-durch-Nudging-Produktive-Schubser,267120
(2) Eppler, Martin J.; Kernbach, Sebastian (2018): Meet up! Einfach bessere Besprechungen durch Nudging. Ein Impulsbuch für Leiter, Moderatoren und Teilnehmer von Sitzungen. Stuttgart: Schäffer-Poeschel Verlag für Wirtschaft Steuern Recht GmbH. Online verfügbar unter https://ebookcentral.proquest.com/lib/gbv/detail.action?docID=5450647
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